Griffier

Introductie

Aanleiding
De gemeente Baarn zoekt een nieuwe griffier. De vacature ontstaat doordat de huidige griffier in het najaar met pensioen zal gaan.

Organisatie

Het bestuur
Het gemeentebestuur van Baarn wordt gekenmerkt door een transparante bestuurscultuur, bestuurlijke stabiliteit en continuïteit. De huidige gemeenteraad bestaat uit een mix van nieuwere raadsleden en oudgedienden. Veel betrokken inwoners weten wie hun volksvertegenwoordigers zijn en deze direct te benaderen. Naast grote opgaven als de energietransitie en de invoering van de Omgevingswet en de rol van de raad daarbij, kent Baarn ook enkele grote projecten, zoals de ontwikkeling van Paleis Soestdijk en de verbouw c.q. nieuwbouw van Theater De Speeldoos .

De gemeenteraad van Baarn bestaat uit 8 fracties met in totaal 19 raadsleden en 10 steunfractieleden. De partijen VVD, D66, CDA en ChristenUnie-SGP vormen de huidige coalitie.

De griffie
De griffie van Baarn wordt bemenst door de griffier en een griffiemedewerker. Twee medewerkers van de ambtelijke organisatie zijn aangesteld als 1e en 2e plaatsvervangend griffier. De communicatieondersteuning moet nog structureel ingevuld worden. Incidenteel wordt hiervoor nu gebruik gemaakt van ambtelijke ondersteuning. De nieuwe griffier zal een rol spelen in mogelijke aanpassingen in de organisatie van de griffie.
Met de ambtelijke organisatie onderhoudt de griffie constructief contact. De organisatie is groot genoeg (150 medewerkers) om professioneel te werken en klein genoeg voor korte lijnen tussen griffie, gemeentebestuur, management en medewerkers.

Functie

Ambities en uitdagingen
· de vergaderingen
De raad vergadert naar tevredenheid plenair in een driewekelijkse cyclus: informatie, debat en besluit. De griffier spant zich in de raadsvergaderingen voor insprekers zo laagdrempelig mogelijk te houden. De agendering en planning van onderwerpen is voor verbetering vatbaar. Met de introductie van de lange-termijn-agenda (lta) wil de raad hierin een grote verbeterstap zetten. Van de griffier wordt verwacht dat deze in goed overleg in de driehoek tot een lta komt, die de huidige collegeplanning van de raad combineert met de prioritering en agendering zoals de raad die wenst.

· informatievoorziening
De informatievoorziening vanuit het college naar de raad kan op onderdelen verbeterd worden. De transparantie van het college, komt tot uiting in een omvangrijk pakket aan informatie, dat door raadsleden soms als minder gestructureerd wordt ervaren. Van de griffier wordt verwacht dat deze actief bijdraagt aan ordening van de stukkenstroom. Dit kan zowel door te sturen op volgordelijkheid van stukken, bijvoorbeeld door introductie van een lta, door in overleg met de driehoek af te stemmen hoe de informatie wordt ingericht, door in overleg met de ambtelijke organisatie te werken aan een meer duidelijke vraagstelling over besluitvorming en het werken met bijlagen, etc.
De griffier treedt hierin signalerend, initiërend, adviserend, faciliterend en oplossingsgericht op. Het organiseren van informatie door derden/van buiten wordt door de griffier nader onderzocht, waarna de griffier de raad hierover adviseert.
De toegankelijkheid en vindbaarheid van informatie en stukken in het raadsinformatiesysteem kan voor raadsleden verder verbeterd worden. De griffier voorziet hierin door systematischer opslag van data/documenten en door heldere informatie over deze systematiek aan raadsleden.

· interactie met inwoners, ondernemers en samenwerkingspartners
De rol van de raad ten aanzien van de Gemeenschappelijke Regelingen kan versterkt worden.
Met name ten aanzien van timing van informatievoorziening en besluitvorming faciliteert de griffier de raad, door strategisch overleg en betere afstemming hierover met de griffiers uit de regio.
Ook kan de rol van de raad versterkt worden op het gebied van burger- en overheidsparticipatie. Van de griffier wordt verwacht dat deze de raad in positie brengt door ideeën en best-practices aan te reiken, door vroegtijdig acties en initiatieven van college en organisatie af te stemmen in de driehoek en daarbij het belang van raadsparticipatie te benadrukken.
De griffier heeft een belangrijke informatierol richting inwoners, ondernemers en samenwerkingspartners in het verwachtingen-management met betrekking tot de daadwerkelijke invloed die men heeft.

· kaderstellen (sturen aan de voorkant)
De raad van Baarn wil nog meer aan het roer staan. Door de lange-termijn-agenda (lta)in te gaan zetten, wil de raad zijn regierol en zijn proactieve en kaderstellende rol ten aanzien van (onder meer) beleidsontwikkelingen, majeure projecten, GR-en en de P&C-cyclus versterken.
De griffier ondersteunt de raad hierin proactief en adviseert de raad daarbij strategisch over de juiste timing, inzet van raadsinstrumentarium en juiste formulering.

· continuïteit
Zowel het enthousiasmeren van nieuwe (aspirant) raadsleden, als het inwerken van nieuwe raadsleden vraagt aandacht. De griffier neemt hierin initiatieven en maakt vanuit een ‘decaanrol’, met een adequaat inwerkprogramma nieuwe raadsleden wegwijs in de lokale democratie.

Functie-eisen

De kandidaat
De gemeenteraad zoekt de beste griffier voor Baarn, kortom een griffier:
· die er plezier aan beleeft te acteren in een levendige en mondige politiek-bestuurlijke omgeving.
· die door ieder als onafhankelijk en onpartijdig gezien wordt.
· met de stevigheid, het incasserings- en relativeringsvermogen om zich fier staande te houden in een
soms directe/soms indirecte en complexe bestuurscultuur.
· die situationeel kan schakelen tussen verschillende beïnvloedingsstijlen.
· met de politieke sensitiviteit om de raad als geheel en de individuele raadsleden passend te
adviseren, waarbij de griffier zowel initieert, strategisch adviseert als faciliteert.
· die de wet- en regelgeving kent, die scherp is op procedures, zonder rigide te zijn.
· die uitnodigend is en de vaardigheid heeft met alle interne en externe geledingen te kunnen
communiceren.
· met de statuur en overtuigingskracht om in de driehoek als gelijkwaardige gesprekspartner gezien te
worden.
· met het sturende vermogen om de werkprocessen van de griffie gestroomlijnd te organiseren.
· met de coachende vaardigheden het beste uit de griffiemedewerker en collega’s uit de ambtelijke
organisatie te halen. De griffier neemt hierin zelf de rol van ‘meewerkend voorman/voorvrouw’.
· voor wie ‘kwaliteit’ en ‘verbetering’ belangrijker begrippen zijn dan ‘vernieuwing’.
· die zijn/haar aanwezigheid afstemt op de raadscycli.

De griffier van Baarn heeft kennis van/ervaring met het adviseren en ondersteunen van een lokaal bestuur, bijvoorbeeld in de rol van (loco)griffier of (loco)secretaris.

De griffier van Baarn beschikt over een academisch werk- en denkniveau (juridische kennis is een pre) en over de volgende competenties:
· Breed inzicht in politiek-bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen;
· Vaardigheid in het ontwikkelen, uitdragen en verdedigen en het beïnvloeden van politieke
bestuurders inzake voorgestelde of gekozen strategische oplossingsrichtingen;
· Goede communicatieve vaardigheden/goede adviesvaardigheden;
· Visie;
· Onafhankelijk;
· Initiatief nemen;
· Stressbestendig;
· Overtuigingskracht;
· Leidinggevende capaciteiten.

Aanbod

· Het betreft een aanstelling voor 32 tot 36 uur.
· Inschaling vindt plaats in schaal 13.
· Het betreft een aanstelling voor een jaar die bij goed functioneren wordt omgezet in een aanstelling voor
onbepaalde tijd.
· Beoogde datum indiensttreding: 23 november 2020.

Inlichtingen

De werkgeverscommissie van de gemeente Baarn laat zich in deze procedure ondersteunen door Mr Gert-Jan Jongkind, directeur van Bestman · Bestuur & Management. Hij verschaft u graag meer informatie over de vacature. Voor vragen over het profiel en/of de procedure kunt u telefonisch contact met hem opnemen via nummer 06-50244791, of per email, via emailadres: jongkind@bestman.nl


Sollicitatie

Indien u belangstelling hebt voor de vacature, dan verzoeken wij u uw motivatiebrief en cv in te sturen. In verband met de regels omtrent privacy/AVG kunt u uitsluitend reageren via de website www.bestman.nl. Uw reactie bevat een motivatiebrief en een recent cv. Het cv bevat een chronologisch overzicht van uw werkzaamheden en een overzicht van uw afgeronde opleidingen.

Procedure & planning
De vacature is opengesteld op vrijdag 27 maart 2020. U kunt reageren tot uiterlijk vrijdag 24 april 2020, na deze datum wordt uw sollicitatie in reserve genomen.

In de weken 18 tot en met 20 worden gesprekken gevoerd met Bestman · Bestuur & Management.
In week 21 presenteert Bestman · Bestuur & Management kandidaten aan de gemeente Baarn.
In week 23 wordt de 1e ronde selectiegesprekken gevoerd bij de gemeente Baarn.
In week 24 wordt de 2e ronde selectiegesprekken gevoerd bij de gemeente Baarn.
Benoeming vindt plaats in de vergadering van de Raadsvergadering van 1 juli 2020.
Het inwinnen van referenties maakt deel uit van de procedure.
Het overleggen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) maakt deel uit van de procedure.
Een assessment kan onderdeel uitmaken van de procedure.

Een nadere planning met betrekking tot de gespreksdata, het inwinnen van referenties, het assessment, etc. volgt zo spoedig mogelijk.


Door te klikken op ‘solliciteren’ wordt u naar de webpagina geleid waar u uw brief en cv kunt uploaden.




Top