Griffier gemeente Sluis

Wat ga je doen?
Naast de reguliere werkzaamheden leg je als griffier het accent op de volgende onderwerpen:

De raad
De gemeenteraad bestaat uit 19 zetels, verdeeld over 10 fracties. De raad kent een commissie Ruimte/Algemeen Bestuur en een commissie Samenleving/Middelen. Elke zes weken wordt een raadscyclus (presidium, commissievergaderingen en raadsvergadering) doorlopen. Bij zwaardere dossiers wordt gewerkt volgens het BOB-model. 

Je bent een stevige, betrouwbare adviseur en brengt de raad als hoogste orgaan van de gemeente goed in positie. Je faciliteert de raad hierin, onder meer door te sturen op het werken met de langetermijnagenda en te zorgen voor tijdige en adequate informatievoorziening. Je kent de relevante actuele wet- en regelgeving en hebt, of organiseert, voldoende (juridische) expertise om raadsleden adequaat te adviseren. Als griffier ben je ook adviseur van de Auditcommissie van de gemeente Sluis en van de Rekenkamer Hulst, Sluis en Terneuzen (personele unie, ingesteld 1 januari 2024).

Je doet proactief onderzoek naar behoeften van de raad(-sleden) en brengt vraag en aanbod in balans. Je bent in staat snel een band op te bouwen. Als coach en vertrouwenspersoon van de raad(-sleden) bied je een luisterend oor en heb je oog voor verschillende persoonlijkheden en onderlinge verhoudingen. Na de verkiezingen draag je bij aan een goede onboarding voor (nieuwe) raadsleden. Je wekt vertrouwen, bent integer en strikt onafhankelijk en wordt door de voorzitter en elk raadslid als zijn of haar griffier gezien.

Voorzitter van de raad 
Je investeert in een open werkrelatie met de voorzitter van de raad. Transparantie, duidelijkheid en spiegelen zijn daarbij sleutelbegrippen.

Werkgeverscommissie
De fractievoorzitters vormen gezamenlijk de Werkgeverscommissie, waarbij de burgermeester aansluit als adviseur. Aan de Werkgeverscommissie leg je periodiek verantwoording af over jouw werkzaamheden en de voortgang van projecten die onder jouw verantwoordelijkheid plaatsvinden. Ook overleg je over onder meer de wensen en ambities van de raad, over de samenwerking binnen de driehoek en het griffieteam, en over de samenwerking met de ambtelijke organisatie. Het streven is dit te doen aan de hand van een griffieplan. 

De griffie
Samen met je collega’s vorm je het griffieteam (ruim 2 fte), dat bestaat uit de griffier (1 fte), een ondersteuner griffiebureau (0,75 ft), twee commissiegriffiers en een loco-griffier/jurist. De loco-griffier/ jurist en de commissiegriffiers verrichten hun griffiewerkzaamheden naast een andere reguliere functie in de ambtelijke organisatie. Als griffier ben je hun functioneel leidinggevende. Jaarlijks voorzie je hun formeel leidinggevende van input ten behoeve van de functionerings- en beoordelingsgesprekken. 
De sfeer in het griffieteam is informeel, waarbij collegialiteit, gelijkwaardigheid en samenwerken belangrijke waarden zijn. Je bevordert een goede informatie-uitwisseling en de ontwikkeling van de medewerkers binnen het team.

Als griffier draag je met je team zorg voor de planning en control van de raadsprocessen in brede zin. In de ontwikkeling en implementatie van het instrumentarium heb je oog voor mogelijkheden tot vernieuwing en verbetering. Het streven is de werkzaamheden en doelen van de griffie jaarlijks vast te leggen in een griffieplan. 

Driehoek
In het driehoeksoverleg met onze burgemeester en gemeentesecretaris zijn de lijnen kort en is er een goede verstandhouding. Vanuit jouw perspectief als griffier heb je oog voor de gemeenschappelijke doelen, zonder het belang van de raad uit het oog te verliezen. Je bent een gelijkwaardige, oplossingsgerichte gesprekspartner en draagt bij aan de onderlinge verbinding en open communicatie.

Sluis
In het samenspel tussen inwoners, (maatschappelijke) organisaties en bestuur ben je communicatief, behulpzaam en stel je heldere kaders. Als griffier ken je de belangrijke organisaties en stakeholders binnen de gemeente. Je faciliteert de communicatie tussen raad en inwoners. Je helpt inwoners op weg in hoe een thema kan worden geadresseerd bij de raad: bijvoorbeeld door inspraak ter vergadering, via het raadsspreekuur of een ingezonden brief.

Regio
De Zeeuwse griffiers werken nauw samen. Binnen Zeeland trekt Sluis in de directe regio op met Terneuzen en Hulst, waar veelal dezelfde thema’s spelen. De drie gemeenteraden hebben een gezamenlijk visie op wonen, werken en recreëren vastgesteld en nemen in regionaal verband regelmatig een gezamenlijke positie in. Zeeuws-Vlaanderen is een van de 11 regio’s uit het Nationaal Programma Vitale Regio’s. 

Als griffier speel je in de regio een voortrekkersrol, waarbij je koestert en voortbouwt op hetgeen reeds is neergezet. Je voorziet de raad van informatie zodat deze in positie is. Je neemt actief deel aan regionaal (griffiers-)overleg van Zeeland en onderhoudt nauw contact met de raadsgriffiers van Hulst en Terneuzen.